إدارة السياسات
من الصياغة إلى التوقيع الإلكتروني
انشر السياسات والمعايير والإجراءات بالعربية والإنجليزية، عيّنها للموظفين والمجموعات، وألزم الإقرار بها بتوقيع إلكتروني موثّق، مع طلب إعادة التوقيع عند كل إصدار جديد.
دورة السياسة في خمس خطوات
إدارة الإصدارات
تعرف دائماً ما الذي نُشر، ومتى، ولماذا تغيّر.
نسخة كاملة مع كل تعديل
كل إنشاء أو تعديل يحفظ نسخة كاملة من الاسم والوصف والنص والملف باللغتين، مع ملاحظة تغيير إلزامية.
إصدار حالي واحد دائماً
لكل سياسة إصدار واحد فقط معلَّم كإصدار حالي، وهذا مفروض على مستوى قاعدة البيانات.
سجل إصدارات كامل
تصفّح تاريخ إصدارات كل سياسة واعرض أي إصدار سابق كما نُشر تماماً.
تعيين السياسات
السياسة المناسبة للأشخاص المناسبين، بإجراء واحد.
أفراد أو مجموعات أو الجميع
عيّن السياسة لمستخدمين محددين أو لمجموعات كاملة أو لجميع المستلمين بإجراء واحد.
مساران للتعيين
اختر السياسات من شاشة التعيين، أو عيّن سياسة واحدة مباشرة من صفحتها.
قائمة المعيَّنين
قائمة بالمعيَّنين لكل سياسة، مع إلغاء التعيين لكل مستخدم على حدة.
تقدّم لكل مجموعة
نسبة الإقرار على مستوى كل مجموعة، لا نسبة إجمالية فقط.
إلزام فعلي، لا مجرد تذكير
السياسة الإلزامية لا يمكن تجاوزها، والتحديث لا يُحتسب مُقرّاً بلا توقيع جديد.
سياسات إلزامية تُفرض قبل استخدام المنصة
أي مستخدم لديه سياسة إلزامية لم يُقرّ بها يُحوَّل تلقائياً إلى صفحة الإقرار قبل أن يتمكن من استخدام المنصة، بما في ذلك الصفحة الرئيسية والدورات.
إعادة التوقيع عند إعادة النشر
إذا تغيّر الإصدار الحالي بعد توقيع المستخدم، تقارن المنصة الإصدار الذي وقّعه بالإصدار الحالي وتعلّم حالته «يحتاج إعادة توقيع»، فلا تُحتسب التحديثات وكأنها مُقرّة.
الإقرار والتوقيع الإلكتروني
مساران للإقرار بحسب أهمية السياسة، وإثبات موثّق لكل توقيع.
إقرار بنقرة واحدة
مسار بسيط «أُقرّ» للسياسات التي لا تتطلب توقيعاً.
توقيع إلكتروني حقيقي
للسياسات التي تتطلب توقيعاً: رسم التوقيع، أو كتابة الاسم، أو الأحرف الأولى، مع تسجيل عنوان IP ومتصفح المستخدم. توقيع واحد لكل مستخدم لكل سياسة.
إيصال PDF موقَّع
يُختم ملف السياسة الأصلي، أو صفحة تُنشأ لهذا الغرض إن لم تكن السياسة PDF، بختم يتضمن التوقيع واسم الموقّع والوقت وعنوان IP وطريقة التوقيع، مع تذييل «Electronically Signed / موقَّع إلكترونياً».
سجل التواقيع
قائمة للمسؤول بتواقيع كل سياسة: اسم الموقّع وبريده وطريقة التوقيع والوقت وعنوان IP.
نقاط تحفيزية
الإقرار بالسياسة يمنح الموظف نقاطاً ضمن نظام التحفيز في المنصة.
إشعارات وتذكيرات
بريد مع كل تعيين
رسالة تعيين تُرسل مع كل عملية تعيين، سواء كانت فردية أو لمجموعة أو جماعية.
تذكير لمن لم يُقرّ
أرسل تذكيراً يدوياً لكل مستخدم لم يُقرّ بعد، بقالب بريد مخصص للتذكير، مع تتبّع التصعيد عبر نسخ البريد (CC).
لوحة للمسؤول وتجربة واضحة للموظف
لوحة المسؤول
- أعداد السياسات: الإجمالي والنشطة والمسودات
- عدد التعيينات والإقرارات الفريدة
- شريط تقدّم لكل سياسة: نسبة المُقرّين من المعيَّنين
- قائمة بكل السياسات مع تقدّم كل منها
تجربة الموظف
- قائمة «سياساتي» مقسّمة إلى سياسات معيَّنة ووثائق عامة
- صفحة لكل سياسة تعرض حالة الإقرار
- الإصدار الذي وقّعه الموظف مقابل الإصدار الحالي، ووقت التوقيع
- الإقرار أو التوقيع مباشرة من صفحة السياسة
شاهد إدارة السياسات عملياً
من نشر السياسة إلى إيصال التوقيع، في عرض توضيحي واحد.
اطلب عرضاً توضيحياً